Mapowanie procesów biznesowych stało się w ostatnich latach bardzo popularne. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że mapowanie procesów to jedna z najskuteczniejszych metod identyfikacji obszarów do poprawy używanych w organizacjach.
Na szczególną uwagę zasługuje jej graficzny aspekt, który naturalnie wzmacnia przekaz i nakreśla kierunek nadchodzących zmian.
Dlaczego zatem każda wzmianka dot. mapowania procesu budzi szereg wątpliwości i obaw?
W poniższym artykule po krótce przybliżmy jak przygotować grunt do pracy, a tym samym zminimalizować poziom negatywnych emocji związanych z mapowaniem procesów.
Grunt to przygotowanie
Jak wspomnieliśmy mapowanie to często gra emocji. Z którymi chcąc, nie chcąc musimy się zmierzyć. Dlatego zanim przystąpimy do mapowania zachęcamy do zbadania potrzeb naszych interesariuszy. Pozwoli nam to nie tylko “przełamać lody“, ale też precyzyjnie określić cel i zakres mapowania.
Następnie zachęcamy do wyboru odpowiedniej formy spotkania. Naszym zdaniem w przypadku mapowania procesów znakomicie sprawdza się warsztat. Czym jest warsztat? Otóż warsztat to forma spotkań kładących nacisk na interakcję i wymianę informacji pomiędzy zazwyczaj niewielką liczbą uczestników
Dlatego planując warsztat, miejmy na uwadze, że mapowanie procesu to przede wszystkim praca zespołowa. Stąd jeśli tworzymy zespół to warto poza ekspertami omawianych procesów, uwzględnić również przedstawicieli funkcji i działów współpracujących. Taka otwartość pozwala wielokrotnie ocieplić relacje, zrozumieć znaczenie przepływów poza procesem głównym oraz spojrzeć na proces z kilku perspektyw.
? Pomocnym w wyborze członków zespołu może okazać się wykonanie Analizy Interesariuszy (z ang. Stakeholders Analyze) Wynik analizy pozwoli nie tylko poznać grupę, ale jednocześnie ograniczyć do min. liczbę osób uczestniczących w warsztacie.
Jeśli mamy możliwość wskażmy, bądź stwórzmy miejsce gdzie zespół może szybko sprawdzić postęp prac, przejrzeć udostępnione dokumenty czy też nieformalnie wymienić się swoimi opiniami i spostrzeżeniami.
? Ciekawym rozwiązaniem jest stworzenie strony w SharePoint, czy zespołu w MS Teams, etc.
Więcej informacji i wskazówek jak poprowadzić wcześniej zaprojektowany i przygotowany warsztat znajdziecie w naszym kolejnym wpisie.
Masz pytasz pytania? Zastanawiasz się jak przeprowadzić warsztat? Zapraszamy do kontaktu!
